0 Comments

Todos nós já utilizamos planilhas eletrônicas como única forma de controlar as tarefas profissionais, não é verdade? Mas até quando devemos utilizá-las? Até que ponto as planilhas ajudam ou atrapalham controles?
Usar planilhas eletrônicas para gestão e controle é algo bem comum quando empresários iniciam seus negócios, e não podemos negar que essa ferramenta oferece uma série de funcionalidades muito úteis para o dia a dia, mas então por que essa ferramenta pode prejudicar uma empresa?
Ao logo do tempo, com o aumento e complexidade das operações da empresa surgem necessidades adicionais de controle que a planilha eletrônica não consegue atender de forma simples e rápida.
E quais seriam estes pontos?

1 – Confiabilidade
Nesta questão, temos dois pontos importantes para abordar:
O primeiro é que, caso ocorra qualquer problema com o computador onde a planilha está salva, ou mesmo no servidor para os casos de utilização de rede, existe a grande possibilidade de alguns documentos serem excluídos indevidamente ou suas informações serem corrompidas.
O segundo caso se refere às fórmulas existentes na planilha. Não existe outra maneira de fazer a gestão de uma empresa com a utilização da planilha eletrônica sem a utilização de diversas fórmulas. E neste caso é necessário recorrer a profissionais experientes para a elaboração dos cálculos que podem estar baseados em uma interpretação pessoal do profissional. Isso sem falar que, mesmo que uma pessoa monte a planilha da maneira correta, se mais de uma pessoa for utilizá-la, existe a grande chance de algo dar errado.

2 – Informações
As informações são dinâmicas e envolvem muitas áreas que acabam gerando inúmeras planilhas e, em geral, com grande número de informações. As planilhas com o tempo se tornam muito grandes e pesadas, causando lentidão nos computadores e impedindo a agilidade na busca de algum dado específico.

3 – Análise
Toda planilha tem dois objetivos: controlar e analisar. Sendo assim, precisamos abordar as dificuldades de análise através de planilhas.
Uma análise de um negócio depende de visualizar os dados de setores como venda, estoque, financeiro, fiscal e assim por diante; portanto, para que o empresário consiga entender sua empresa através de planilhas, ele teria que acompanhar diversas versões de planilhas e fazer uma outra, com a junção desses dados, para aí sim, unificar tudo e concretizar sua análise.

4 – Integração
O item anterior nos leva ao maior malefício desse modelo de gestão, que é a falta de integração das informações.
Para gerir uma empresa é preciso trabalhar com diversas planilhas, o problema é que para fazer com que elas conversem entre si é praticamente impossível. Existem fórmulas que fazem com que o dado alterado em uma planilha influencie no resultado de outra, entretanto, além de deixar a planilha muito pesada, ela não funciona para a gestão em si. Ela funciona para entender que um produto foi tirado do estoque, por exemplo, mas num âmbito geral, ela deixa de ser útil.

Conclusão
A planilha eletrônica é uma ótima ferramenta, mas é necessário que o empresário fique atento e analise o momento certo de avançar para um novo patamar de gestão da empresa.
Atualmente, existem diversos sistemas integrados de Gestão Empresarial, os chamados ERPs (Enterprise Resource Planning), que são fáceis de contratar e implantar, com custo baixo e sem investimentos adicionais. Com estes sistemas, os clientes naturalmente começam a olhar a empresa que implantou o sistema de gestão empresarial como uma empresa em crescimento, preocupada em melhorar os controles operacionais e atender seus clientes de forma mais eficiente.

Pense nisso!

Noberto Kicuti
Especialista em Tecnologia da Informação, Desenvolvimento e Implantação de Sistemas, Gestão Empresarial e Automação de Processos.
Procesys Marketing & Tecnologia
Email: nkicuti@procesys.com.br
Website: www.procesys.com.br

Tire suas duvidas aqui